СОГЛАСОВАНО: УТВЕРЖДАЮ:
Председатель профсоюзной Директор бюджетного учреждения
организации бюджетного Чувашской Республики
учреждения Чувашской Республики «Шемуршинский центр социального «Шемуршинский центр социального обслуживания населения»
обслуживания населения» Министерства труда и социальной
Министерства труда и социальной защиты Чувашской Республики
защиты Чувашской Республики
_________ Н. Н. Мандрюкова _______________ А. П. Вазанов
«____» ___________2019 г. «____» _____________2019 г.
ПОЛОЖЕНИЕ
о защите персональных данных работников
- ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение о защите персональных данных работников устанавливает порядок получения, учета, обработки, накопления и хранения документов, содержащих сведения, отнесенные к персональным данным работников компании. Работниками считаются лица, работающие в учреждении по трудовому договору.
1.2. Целю настоящего Положения является исполнение законодательства РФ в области защиты персональных данных.
1.3. К актам обязательным к исполнению в учреждении относятся законодательство РФ в сфере защиты информации, а также принятые на его основании локальные нормативные акты учреждения.
1.4. Настоящее положение является локальным правовым актом БУ «Шемуршинский ЦСОН» Минтруда Чувашии, являющимся оператором персональных данных.
1.5. Настоящее положение разработано в целях:
- регламентации порядка осуществления операций с персональными данными сотрудников учреждения;
- обеспечения требований закона № 152-ФЗ и иных правовых актов, регулирующих использование персональных данных;
- установления прав и обязанностей сотрудников БУ «Шемуршинский ЦСОН» Минтруда Чувашии в части работы с персональными данными;
- установления механизмов ответственности сотрудников учреждения за нарушение локальных норм, а также положений федерального, регионального и муниципального законодательства, регулирующих использование персональных данных.
1.6. Настоящее положение вступает в силу в момент его утверждения отдельным приказом директора и действует бессрочно до замены новым локальным правовым актом аналогичного назначения.
1.7. Корректировка настоящего положения осуществляется отдельными приказами директора учреждения.
1.8. Все сотрудники БУ «Шемуршинский ЦСОН» Минтруда Чувашии должны быть ознакомлены с настоящим положением в специальном журнале учета под роспись.
1.9. Ограничение несанкционированного доступа к персональным данным обеспечивается БУ «Шемуршинский ЦСОН» Минтруда Чувашии и снимается в момент их обезличивания, а также по истечении 75 лет их хранения, если иное не установлено законом или решением руководства учреждения.
1.10. Основным инфраструктурным ресурсом БУ «Шемуршинский ЦСОН» Минтруда Чувашии для осуществления операций с персональными данными являются информационные системы, представляющие собой:
- комплексы автоматизированной обработки персональных данных (позволяющих осуществлять операции с персональными данными в виде файлов, доступ к которым регулируется в соответствии с положениями локальных правовых актов учреждения, федеральных, региональных и муниципальных НПА);
- документацию на бумажных носителях (доступ к которым также осуществляется в соответствии с положениями локальных правовых актов и законодательства РФ).
- ПОНЯТИЕ И СОСТАВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
2.1. Под персональными данными работников понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника, а также сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни работника, позволяющие идентифицировать его личность.
2.2. Состав персональных данных работника:
- анкета;
- автобиография;
- образование;
- сведения о трудовом и общем стаже;
- сведения о предыдущем месте работы;
- сведения о составе семьи;
- паспортные данные;
- сведения о воинском учете;
- сведения о заработной плате сотрудника;
- сведения о социальных льготах;
- специальность;
- занимаемая должность;
- размер заработной платы;
- наличие судимостей;
- адрес места жительства;
- домашний телефон;
- содержание трудового договора;
- содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию;
- подлинники и копии приказов по личному составу;
- личные дела и трудовые книжки сотрудников;
- основания к приказам по личному составу;
- дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям;
- копии отчетов, направляемые в органы статистики;
- копии документов об образовании;
- результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей;
- фотографии и иные сведения, относящиеся к персональным данным работника;
- рекомендации, характеристики и т.п.
2.3. Указанные в п.2.2. сведения являются конфиденциальными и не подлежат разглашению иначе как по основаниям, предусмотренным законодательством РФ.
2.4. Настоящее положение устанавливает, что БУ «Шемуршинский ЦСОН» Минтруда Чувашии осуществляет следующие операции с персональными данными работников:
- получение;
- обработка;
- передача;
- блокирование;
- хранение;
- ликвидация.
2.5. Под получением персональных данных понимается последовательность действий, связанных с установлением достоверности соответствующих данных, а также размещением их в информационных системах БУ «Шемуршинский ЦСОН» Минтруда Чувашии.
2.6. Под обработкой персональных данных понимается прочтение, корректировка или дополнение соответствующих данных, совершаемые уполномоченным лицом БУ «Шемуршинский ЦСОН» Минтруда Чувашии
2.7. Под передачей персональных данных понимается операция:
- по адресному размещению соответствующих данных на носителях и серверах, доступ к которым имеют сотрудники БУ «Шемуршинский ЦСОН» Минтруда Чувашии либо третьи лица;
- по размещению персональных данных в источниках внутрикорпоративного документооборота;
- по опубликованию в интересах учреждения персональных данных о работнике в СМИ или на серверах интернета в соответствии с нормами законодательства.
2.8. Под блокированием персональных данных понимается временный запрет на осуществление каких-либо операций с персональными данными, которые находятся в информационных системах учреждения, в случаях, предусмотренных положениями локальных правовых актов БУ «Шемуршинский ЦСОН» Минтруда Чувашии и законодательства РФ.
2.9 Под хранением персональных данных понимается совокупность операций, направленных на обеспечение целостности соответствующих данных посредством их размещения в информационных системах БУ «Шемуршинский ЦСОН» Минтруда Чувашии
2.10. Под ликвидацией персональных данных понимается операция по изъятию соответствующих данных из информационных систем БУ «Шемуршинский ЦСОН» Минтруда Чувашии а также обеспечению невозможности их восстановления.
- ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ
3.1. В целях исполнения требований законодательства РФ при обработке персональных данных, все работники учреждения должны исполнять установленный порядок работы:
3.1.1. Работа с персональными данными работников должна не нарушать требований законодательства РФ и локальных нормативных актов организации, и должна быть непосредственно связана с осуществлением ими своих трудовых функций.
3.1.2. При сборе и обработке персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.
3.1.3. Персональные данные работников должны быть получены только непосредственно у него. Если для обработки его данных или их получения привлекается третьи лица, то работник должен дать предварительное письменное согласие на это. Одновременно работник должен быть уведомлен о целях сбора информации, источниках ее получения, а также о последствиях отказа от предоставления письменного согласия на сбор информации.
3.1.4. Персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, а также членстве в общественных и профсоюзных организациях не подлежат сбору компанией, если иное не предусмотрено законодательством.
3.1.5. Защита персональных данных работника должна обеспечиваться полностью за счет работодателя.
3.1.6. Отдел кадров БУ «Шемуршинский ЦСОН» Минтруда Чувашии обеспечивает проверку вышеперечисленных документов, содержащих персональные данные сотрудников, на предмет подлинности, а также обеспечивает при необходимости их временное хранение в установленном порядке.
3.17. Учреждение при приеме на работу, а также при любых изменениях правил работы с персональными данными обязано письменно ознакомить с ними всех работников компании.
3.1.8. Учреждение не имеет право принуждать работников к отказу от своих прав на защиту персональных данных.
- ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА
Работник обязан:
4.1. Передать работодателю все персональные данные, указанные в соответствующих документах.
4.2. В установленный правилами срок сообщать работодателю об изменениях своих персональных данных.
- ПРАВА РАБОТНИКА
Работник имеет право:
5.1. На просмотр персональной информацию, имеющейся к работодателя.
5.2. На свободный бесплатный и неограниченный доступ к своим персональным данным, в том числе право на получение подтверждающих документов в виде справок, копий или в виде иного другого официального документа.
5.3. На доступ к медицинским данным с помощью медицинского специалиста по своему выбору.
5.4. Требовать внести изменения или удалить персональную информацию, полученную работодателем в нарушение настоящих правил. Изменения вносятся на основании письменного заявления работника.
5.5. Потребовать от работодателя известить всех лиц, ранее получивших по вине работодателя неполные или неверные персональные данные о работнике.
5.6. Обжаловать в судебном порядке любые неправомерные действия или бездействие работодателя при обработке и защите персональных данных работника.
- СБОР, ОБРАБОТКА, ХРАНЕНИЕ И ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
6.1. Обработка персональных данных работника - это получение информации из различных источников, ее хранение, обработка, а также любое другое использование.
6.2. Персональные данные предоставляются самим работником путем заполнения анкеты установленной формы. Работодатель обязан при их получении проверить заявленные данные предъявленным подтверждающим документам.
6.2.1. Анкета содержит вопросы о персональных данных работника.
6.2.2. Анкета должна быть заполнена работником лично. Все поля анкеты должны быть заполнены, а при отсутствии информации в соответствующей поле должен ставиться прочерк. Сокращения при заполнении анкеты не допускаются, также как и исправления и зачеркивания. В этом случае работник обязан заполнить анкету заново.
6.2.3. Анкета работника хранится в личном деле у ответственного лица работодателя вместе с предоставленными документами.
6.2.4. Личное дело работника вступления трудового договора в силу.
6.2.5. Личное дело хранится в папках (дело) установленного образца, на которых указываются номер дела и Ф.И.О. работника.
6.2.6. Личное дело включает две цветные фотографии работника 3 на 4 см.
6.2.7. Все документы личного дела хранятся строго в хронологическом порядке, с проставлением даты их получения, а также нумерации, которые хранятся в отделе кадров.
6.2.8. Личное дело после прекращения трудового договора с сотрудником передается в архив, и хранится установленные законодательством сроки. 4.3. Обработка персональных данных сотрудника может осуществляться только с его письменного согласия за исключением тех случаев, что предусмотрены подп. 2-11 п. 1 ст. 6 закона от 27.07.2006 «О персональных данных» № 152-ФЗ.
6.3. При осуществлении передачи персональных данных работников третьим лицам работодатель обязан:
- не сообщать персональные данные без полученного письменного согласия работника, кроме случаев, когда такие обязанности установлены законодательством;
- не передавать персональные данные работника для использования в коммерческих целях;
- требовать от третьих лиц соблюдения правил работы с персональными данными, а также предоставления письменного подтверждения использования персональных данных в порядке, предусмотренных настоящим положением о защите персональных данных;
- давать доступ к персональным данным только лицам, имеющим соответствующий допуск и использующих их только для выполнения конкретных полномочий;
- не истребовать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением данных, которые могут повлиять на исполнение работником своих трудовых обязанностей.
6.4. Передача персональных данных сотрудника осуществляется с учетом специфики конкретной информационной системы.
6.4.1. Если используется цифровая ИС (предназначенная для автоматизированной обработки персональных данных), то передача данных осуществляется по защищенным каналам связи, а также при задействовании средств криптозащиты.
6.4.2. Если используется ИС на основе бумажных носителей, то передача данных осуществляется посредством перемещения или копирования содержимого данных носителей при участии сотрудников предприятия, имеющих доступ к соответствующей ИС, который устанавливается отдельным локальным правовым актом.
6.5. Блокирование персональных данных на предприятии осуществляется с учетом специфики конкретной ИС.
6.5.1. Если используется цифровая ИС, то блокирование данных осуществляется посредством закрытия доступа к файлам при задействовании средств криптозащиты.
6.5.2. Если используется ИС на основе бумажных носителей, то блокирование данных осуществляется посредством закрытия доступа к соответствующей ИС для определенных групп сотрудников.
6.6. Хранение персональных данных осуществляется с учетом специфики конкретной ИС.
6.6.1 Если используется цифровая ИС, то хранение данных осуществляется на ПК отдела кадров БУ «Шемуршинский ЦСОН» Минтруда Чувашии с инвентарным номером № _________, а также на облачных серверах.
6.6.2. Если используется ИС на основе бумажных носителей, то хранение данных осуществляется в архиве отдела кадров.
6.7. Ликвидация персональных данных осуществляется с учетом специфики конкретной ИС.
6.7.1. Если используется цифровая ИС, то ликвидация данных осуществляется посредством их удаления с ПК отдела кадров БУ «Шемуршинский ЦСОН» Минтруда Чувашии а также серверов.
6.7.2. Если используется ИС на основе бумажных носителей, то ликвидация данных осуществляется посредством уничтожения соответствующих носителей с помощью специальных технических средств.
- ДОСТУП К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ СОТРУДНИКА
7.1. Внутренний доступ (использование информации работниками компании).
Право доступа к персональным данным работника имеют:
- руководитель учреждения;
- руководитель отдела кадров;
- руководители территориальных подразделений компании (только относительно работников своего подразделения);
- сотрудники бухгалтерии, в пределах своей компетенции;
- сам работник.
7.2. Внешний доступ (государственные структуры).
Персональные данные работников могут предоставляться только по запросу компетентных органов, имеющих соответствующие полномочия:
- федеральная налоговая служба;
- правоохранительные органы;
- органы статистики;
- бюро кредитных историй;
- военкоматы;
- органы социального страхования;
- пенсионные фонды;
- подразделения муниципальных органов управления.
7.3. Другие организации (третьи лица).
Сведения о работнике (в том числе уволенным из данных архива) предоставляются третьим лицам на основании письменного заявления самого работника.
7.4. Родственники и члены семей.
Персональные данные работника предоставляются родственникам или членам его семьи только с письменного разрешения работника.
- ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ
8.1. В рамках реализации пунктов настоящего Положения о защите персональных данных работников, руководитель учреждения издает приказ о назначении лица, ответственного за соблюдение порядка работы с персональными данными работников, на котором лежат все обязанности по обеспечению конфиденциальности полученных данных, а также организации работы с ними.
8.2. Поступающие запросы от третьих лиц на предоставление персональный информации о работнике должны визироваться юридической службой компании с резолюцией о возможности ответа и полноте предоставляемой информации.
8.3. Передача информации происходит только в письменном виде. Запрос должен быть сделан в письменном виде с указанием всех реквизитов лица, запрашивающего информацию. Ответ должен быть сделан на фирменном бланке компании и отправлен либо курьерской службой, либо заказным письмом.
8.4. Все полученные персональные данные должны храниться в месте, исключающем несанкционированных доступ третьих лиц.
8.5. Электронные носители информации, должны быть защищены криптографическими средствами защиты информации.
- ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА РАЗГЛАШЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ, СВЯЗАННОЙ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ РАБОТНИКА
9.1. Лица, признанные виновными в нарушении положений настоящего Положения о защите персональных данных работником привлекаются к дисциплинарной, административной, гражданско-правовой и уголовной ответственности, в порядке предусмотренном законодательством РФ и локальными нормативными актами.
Директору БУ «Шемуршинский ЦСОН»
Минтруда Чувашии_____
Вазанову Андрею Петровичу
(ФИО директора)
от _________________________________
____________________________________
Проживающего (ей) __________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
Тел.:___________
Паспорт: серия___ №______________
Дата выдачи_________________________
Кем выдан __________________________
____________________________________
СОГЛАСИЕ
на обработку персональных данных
В соответствии с п.4 ст.9 Федерального Закона «О персональных данных» от 27.07.2006 года № 152-ФЗ, даю согласие на обработку моих персональных данных (Ф.И.О., дата и место рождения, паспортные данные, должность, место работы, ИНН, СНИЛС, сведения о трудовом стаже, данные удостоверений, сведения о членах моей семьи, сведения о доходах, сведения иных организаций и служб), т.е. на совершение действий, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 года № 152-ФЗ.
Персональные данные предоставляются:
- Для передачи их в банк с целью оформления выплаты зарплаты, надбавок, пособий, компенсационных выплат, материальной помощи;
- Для оформления и назначения зарплаты, надбавок, пособий и их перерасчетов, а также компенсационных выплат, материальной помощи;
- Для обмена информацией с Пенсионным фондом РФ, медицинской службой, органами социальной защиты населения, военными комиссариатами, органами безопасности, ветеранскими организациями, иными учреждениями и организациями.
- Для предоставления отчетности по пенсионной работе;
- Для моего информирования через районные органы внутренних дел.
- Для размещения на официальном сайте учреждения
Предоставляю право осуществлять все действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных в соответствии с целями обработки.
Я ознакомлен с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных, а также с моими правами и обязанностями в этой области.
Настоящее соглашение вступает в силу со дня его подписания и действует в течении неопределенного срока. Согласие может быть отозвано мною в любое время на основании моего письменного заявления.
«___» _____ 201_ года ________________ ________________
(подпись)